Verandermanagement

Elke organisatie komt op een punt terecht waarop dingen anders aangepakt moeten worden. Omdat individuen en organisaties er doorgaans niet op zijn gericht om te veranderen is er een speciale aanpak nodig om veranderingen te beheersen en succesvol in te voeren. Veranderingen vragen om goed management, namelijk verandermanagement. Bij elke verandering wordt een nieuwe koers gevaren, waarbij elke organisatie te maken heeft met haar eigen leercurve. Hierbij hoort terugvallen, bijstellen en opnieuw beginnen. Steeds meer organisaties streven naar continue verbetering en verandering, waarbij dit in een ideale situatie onderdeel is van de bedrijfsvoering. 

Verandermanagement is een integraal proces met niet alleen aandacht voor de technische aspecten en organisatiestructuur, maar ook voor de ‘zachte kant’. In grote mate wordt het succes van een verandering bepaald door de medewerkers. Hoe groter het draagvlak voor initiatieven, hoe beter het doorvoeren van de verandering zal verlopen. Bij verandermanagement staan drie factoren centraal: 

1. Snelheid van adoptie – hoe snel worden medewerkers aan boord gebracht
2. Uiteindelijk gebruik – hoeveel mensen omarmen de nieuwe werkwijze
3. Bekwaamheid – hoe effectief zijn medewerkers als ze eenmaal de overgang hebben gemaakt. 

Er zijn in totaal zeven verandermanagement aandachtspunten die deze drie factoren positief kunnen beïnvloeden:

1. Actieve en zichtbare sponsorship vanuit de directie – de directie moet niet alleen de verandering bekend maken maar actief en zichtbaar deelnemen aan het veranderproces. Zij moeten hun steun voor de verandering in woord en daad laten zien, een sterke leidende coalitie bouwen en weerstand managen.
2. Gestructureerde aanpak voor verandermanagement – om de kans op succes te vergroten wordt vaak een gestructureerde aanpak gehanteerd om de menselijke kant vna de verandering in goede banen te leiden. Een van de veelgebruikte methodes is de ADKAR (awareness, desire, knowledge, abilitiy, reinforcement) methodologie van Prosci.

figuur 1: De ADKAR methodologie van Prosci

3. Betrokkenheid bij en integratie met projectmanagement – De technische kant en menselijke kant zijn complementair aan elkaar en moeten beide betrokken worden om implementatie te vergroten. Verandermanagement is het meest effectief wanneer wordt geïntegreerd met project management activiteiten.

4. Medewerker betrokkenheid, participatie en weerstand management. Het succes van een verandertraject zal toenemen wanneer mensen op een adequate manier door de emotie/verandercurve worden begeleid. Individuen zullen zich op verschillende punten van de curve bevinden, waardoor het raadzaam is om de stijl van leidinggeven en communicatie hierop aan te passen. Het managen van weerstand wordt vaak als lastig gezien, omdat het moeilijk en confronterend kan zijn. Weerstand kan daarentegen ook worden gezien als een teken van betrokkenheid en passie. Weerstand kunt u het beste omarmen. Het geeft de mogelijkheid om een dialoog te starten en obstakels die verandering blokkeren te identificeren. Weerstand kan geminimaliseerd worden door mensen actief te betrekken in het veranderproces. Participatie creëert betrokkenheid en stimuleert passie om te veranderen.

Figuur 2:

5. Frequente en open communicatie over de verandering en de noodzaak daarvan – een goed communicatie plan is noodzakelijk om het veranderproces te ondersteunen. Belangrijk is om aan  te geven waarom de verandering noodzakelijk is en wat de impact zal zijn.

6. Betrokkenheid en ondersteuning van midden management – verantwoordelijkheid voor het managen en leiden van het veranderproces dient zoveel mogelijk te worden belegd bij de midden manager (lijnmanager). Zij kunnen succesvolle verandering maken of breken.

7. Toegewezen verandermanagement middelen – projecten met toegewezen verandermanagement middelen (training/tools/externe support) hebben een grotere kans om op tijd en binnen budget te worden afgerond.

Wanneer de menselijke kant van verandering niet effectief wordt gemanaged kan dit resulteren in een lagere productiviteit, actieve en passieve weerstand, negatieve publiciteit, verlies van waardevolle medewerkers en incorrecte toepassing van nieuwe processen, systemen en tools. Mensen zullen dan uiteindelijk terugvallen in de oude manier van werken/gedragspatronen.