Verwarrende communicatie

In overleggen is er vaak sprake van verwarrende communicatie onderling. Er zijn verschillende manieren van verwarrende communicatie die geïdentificeerd kunnen worden. Per manier wordt aangegeven wat kan worden gedaan om dit te verhelpen.

1. Afwezigheid. Wanneer er dingen worden besproken in een vergadering die niet in de directe beïnvloedingssfeer liggen, kan dit leiden tot het afdwalen van gedachten en concentratie. Wanneer je merkt dat je afdwaalt is het goed dit in de groep te melden, omdat er vaak meer zijn die hier last van hebben. Dit leidt tot een toename van het groepsbewustzijn en kunnen allee deelnemers zich tot deze informatie verhouden. Er kan ook actief instemming met besluiten worden gevraagd door iedereen te vragen de hand op te steken, dit vraagt om presentie, want iemand moet bewust wel of niet de hand opsteken.
2. Elkaar onderbreken. Wanneer er veel interrupties zijn in een gesprek wordt het onmogelijk om te luisteren of om gehoord te worden. Het niet laten uitpraten van elkaar in een discussie zorgt ervoor dat de boodschap die vaak in het laatste gedeelte zit niet gehoord wordt. Als er vaak geïnterrumpeerd wordt is het zinvol om het team ervan bewust te maken en ze te laten besluiten of er moet worden doorgegaan hiermee.
3. Radiozenders. In overleggen komt het voor dat teamleden een boodschap uitdragen zonder dit te relateren aan wat de andere teamleden zeggen. Elk teamlid voert een eigen gesprek en het lijkt alsof verschillende radio’s door elkaar heen aan het uitzenden zijn, zonder dat er een onderlinge relatie tussen de programma’s is. Het helpt om teamleden aan te moedigen om te verbinden met wat anderen zeggen, vraag naar hun mening in relatie tot wat al is gezegd.
4. Onbedoeld inhoudelijk afdwalen. De groep is hierbij langzaam afgegleden naar een ander onderwerp, zonder dat de groepsleden dit bewust besloten hebben. De groep kan om verschillende redenen zijn afgedwaald: doordat het eerdere onderwerp te spannend was, doordat iemand het gesprek heeft overgenomen of doordat niemand zat op te letten door mentale afwezigheid. In alle gevallen werkt inhoudelijk afdwalen verwarrend.
5. Vragen stellen die geen vragen zijn. In overleggen worden soms vragen gesteld die geen vraag zijn. Dit zijn voorzichtige manieren om een mening naar voren te brengen. Het kan helpen om verduidelijking te vragen waarom de vraag gesteld wordt en of er nog andere ideeën zijn.
6. Indirectheid: derde persoon. Wanneer er vanuit de derde persoon wordt gesproken en niet vanuit de ik vorm draagt dit bij aan verwarring. In dat geval vermom je een eigen mening tot een algemene stelling. Dit kan worden voorkomen door te vragen vanuit de ik vorm te spreken of naar de mening van iemand te vragen.
7. Indirectheid: ik zeg iemand, maar bedoel jou. Niemand wordt hierbij expliciet bij naam genoemd, maar iedereen weet over wie het gaat, of heeft hiervan een vermoeden. Deze indirectheid is vaak goed bedoeld, maar leidt tot veel onveiligheid. Dit kan worden voorkomen door het team aan te moedigen om directer te adresseren aan degene waar het over gaat.
8. Indirectheid: reddende engel. Hierbij brengt iemand iets naar voren om een ander te helpen. Er wordt namens iemand anders gesproken, wat eraan bijdraagt dat de ander juist krachtelozer en afhankelijker wordt. Zorg ervoor dat teamleden alleen namens zichzelf praten en moedig dit ook aan.
9. Non-verbale stilte. In een situatie waarin de stilte overheerst, is non-verbaal gedrag een krachtig wapen dat mensen kunnen inzetten. Er hoeft maar met ogen te worden gerold of een diepe zucht te worden geslaakt om een onveilige sfeer te creëren. Het is belangrijk om mensen bewust te maken van het effect dat ze hebben op het gesprek.